Politique de confidentialité

1. Objet et portée

Le Club de patinage artistique Les Sylphides (le « Club ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels des patineuses et patineurs, des parents et titulaires de l’autorité parentale, des membres, des bénévoles, des entraîneuses et entraîneurs, des administratrices et administrateurs ainsi que des personnes qui visitent son site Web ou communiquent avec lui.
La présente politique explique comment le Club recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels. Elle décrit également les droits des personnes concernées et la façon de communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Elle s’applique aux renseignements traités par le Club, notamment au moyen :

• du site Web "https://cpasylphides.com";
• des formulaires d’inscription;
• des formulaires, questionnaires et sondages publiés sur le site;
• du formulaire de contact et des communications par courriel;
• des dossiers de patineurs et de leurs résultats ou réalisations;
• des photographies et enregistrements vidéo;
• des outils administratifs, fichiers, listes, sauvegardes et documents du Club.
  

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne ayant la plus haute autorité au sein du Club exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels, à moins que cette fonction ait été déléguée par écrit.

Responsable : Louis-Pierre Roussy, Responsable de la protection des renseignements personnels du club
Courriel : rp@cphsylphides.com
Adresse postale : 6 Rue de l'Arena, Rivière-au-Renard, Québec, G4X 5N3
Cette personne reçoit les questions, demandes d’accès ou de rectification, retraits de consentement et plaintes concernant la protection des renseignements personnels.

3. Renseignements personnels recueillis

Selon la nature de votre relation avec le Club, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes.

3.1 Inscriptions et dossiers de patineurs

• prénom et nom du patineur;
• date de naissance;
• nom du parent ou de la personne responsable lorsque nécessaire;
• adresse courriel et numéro de téléphone;
• numéro Patinage Canada, lorsque applicable;
• programme, forfait, session et plages Études-sport sélectionnés;
• prix, mode de paiement choisi et état du paiement;
• numéro de référence de l’inscription;
• consentement relatif à la confidentialité, sa version et sa date d’acceptation;
• autorisation facultative concernant les photographies et vidéos;
• statut actif ou inactif, tests, réalisations, dates de réussite et notes administratives pertinentes.

Le site Web n’est pas conçu pour recevoir un numéro de carte de paiement, un mot de passe bancaire ou des renseignements de compte bancaire. Lorsqu’un paiement est effectué par virement Interac, chèque ou auprès d’un éventuel fournisseur de paiement, le traitement financier relève aussi de l’institution ou du fournisseur concerné. Le Club ne consigne dans son CMS que les renseignements administratifs nécessaires au suivi du paiement.

3.2 Formulaires, sondages et communications

• nom, adresse courriel et contenu d’un message transmis au Club;
• réponses fournies dans un formulaire, questionnaire ou sondage;
• référence de la réponse, date d’envoi et date prévue de suppression;
• texte du consentement accepté et date de l’acceptation, lorsqu’un consentement est demandé;
• information sur l’envoi ou l’échec d’une notification administrative.
• Chaque formulaire doit se limiter aux renseignements nécessaires à l’objectif annoncé au moment de la collecte.

3.3 Photographies, vidéos et publications

Avec l’autorisation appropriée lorsqu’elle est requise, le Club peut recueillir et publier des photographies ou vidéos prises pendant ses activités, spectacles, compétitions ou événements. L’autorisation photo est facultative et distincte de l’inscription.

3.4 Administration et sécurité

• nom et adresse courriel des administrateurs du site;
• mot de passe conservé sous forme hachée, permissions et état du compte;
• dates de connexion et journal des actions administratives;
• adresse IP ou identifiant technique lorsque nécessaire pour la sécurité, la prévention des abus ou la limitation des tentatives;
• renseignements techniques consignés par le serveur ou l’hébergeur, comme la date, l’heure, la page demandée, le type de navigateur ou l’adresse IP.

4. Moyens de collecte

Les renseignements sont recueillis principalement :

• directement auprès de la personne concernée;
• auprès d’un parent, tuteur ou titulaire de l’autorité parentale;
• au moyen des formulaires du site Web;
• par courriel, téléphone ou en personne;
• par les administrateurs autorisés lorsqu’ils tiennent à jour les dossiers du Club;
• automatiquement, de façon limitée, lors de l’utilisation du site ou des mécanismes de sécurité.

Nous ne recueillons que les renseignements que nous estimons nécessaires aux fins déterminées avant la collecte. Si vous fournissez des renseignements concernant une autre personne, vous devez être autorisé à le faire.

5. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Le Club utilise les renseignements personnels pour :

• traiter et administrer les inscriptions;
• vérifier l’admissibilité à un programme et organiser les groupes, horaires ou activités;
• communiquer avec les patineurs, parents, membres et bénévoles;
• transmettre une confirmation, une référence ou une information importante;
• assurer le suivi des paiements et répondre aux exigences comptables;
• administrer les dossiers de patineurs, leurs tests et leurs réalisations;
• répondre aux demandes, messages, formulaires et sondages;
• organiser, promouvoir et documenter les activités du Club lorsque l’autorisation applicable a été obtenue;
• assurer le fonctionnement, la sécurité, la maintenance et l’amélioration du site;
• prévenir les abus, les accès non autorisés, la fraude et les incidents de confidentialité;
• respecter les obligations légales, réglementaires, contractuelles, sportives ou d’assurance applicables au Club

Le Club n’utilise pas les renseignements personnels à des fins de profilage publicitaire et ne prend pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Il ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

6. Renseignements concernant les mineurs

Une part importante des services du Club concerne des personnes mineures. Les renseignements nécessaires à l’inscription d’un enfant sont normalement fournis par son parent, son tuteur ou le titulaire de l’autorité parentale.
Le Club ne cherche pas à recueillir directement auprès d’un enfant de moins de 14 ans des renseignements personnels sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf dans une situation permise par la loi et manifestement au bénéfice de l’enfant.

7. Consentement et retrait du consentement

Lorsque le consentement est requis, il est demandé de façon claire, libre, éclairée et pour des fins précises. Un consentement distinct est demandé lorsqu’il porte sur un renseignement sensible ou une utilisation qui le nécessite.
Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication future en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait n’annule pas les traitements déjà effectués légalement et peut empêcher le Club de fournir un service lorsque le renseignement est nécessaire à ce service ou doit être conservé en vertu de la loi.
L’autorisation concernant les photographies et vidéos peut être retirée pour les utilisations futures. Le Club prendra des mesures raisonnables pour retirer le contenu qu’il contrôle, mais ne peut garantir le retrait de copies déjà imprimées, partagées ou republiées par des tiers.

8. Accès aux renseignements au sein du Club

Seules les personnes dont les fonctions le nécessitent peuvent accéder aux renseignements personnels. Selon le cas, il peut s’agir :

• des membres autorisés du conseil d’administration;
• des personnes responsables des inscriptions, paiements ou communications;
• des entraîneuses, entraîneurs ou responsables de programme, dans la mesure nécessaire;
• des administrateurs du site possédant les permissions requises;
• de fournisseurs de services autorisés et assujettis à des obligations de confidentialité.

Les accès administratifs sont attribués selon les responsabilités de chaque personne et doivent être retirés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

9. Communication à des tiers

Le Club peut communiquer des renseignements personnels, uniquement dans la mesure nécessaire, aux catégories de tiers suivantes :

• Patinage Québec, Patinage Canada ou d’autres organismes sportifs concernés;
• assureurs, autorités sportives, organisateurs d’activités ou de compétitions;
• institutions financières ou fournisseurs de paiement;
• fournisseurs d’hébergement, de base de données, de messagerie, de sauvegarde, de soutien informatique ou de maintenance;
• conseillers professionnels, vérificateurs ou fournisseurs liés à l’administration du Club;
• autorités publiques, tribunaux ou organismes d’application de la loi lorsque la communication est autorisée ou exigée.

Le Club peut également communiquer un renseignement avec votre consentement ou dans les autres cas permis par la loi. Les fournisseurs ne doivent utiliser les renseignements que pour rendre les services convenus et doivent appliquer des mesures de protection appropriées.

10. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques, de messagerie, d’hébergement, de paiement ou de médias sociaux peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités.
Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, le Club doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et mettre en place des mesures contractuelles et de sécurité appropriées, conformément aux exigences applicables.11. Témoins de connexion et technologies similaires

11. Témoins de connexion et technologies similaires

Le site utilise un témoin de session essentiel afin d’assurer son fonctionnement et sa sécurité, notamment pour protéger les formulaires et les sessions administratives. Ce témoin expire normalement à la fermeture du navigateur. Le CMS du Club n’utilise actuellement aucun témoin publicitaire et aucun outil d’analytique comportementale.
Certaines pages peuvent intégrer une vidéo provenant de YouTube en mode de confidentialité renforcée ou de Vimeo. Lorsque vous chargez ou utilisez un contenu intégré, le fournisseur concerné peut recevoir des renseignements techniques et appliquer sa propre politique de confidentialité.
Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer les témoins, mais le blocage du témoin essentiel peut empêcher certains formulaires ou fonctions de fonctionner correctement.

12. Conservation et destruction

Le Club conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire aux fins décrites dans la présente politique et pour respecter ses obligations légales, comptables, sportives, d’assurance ou de résolution de différends.
Les critères de conservation comprennent notamment :

• la durée de la relation avec le membre ou le patineur;
• la saison et le programme concernés;
• le temps nécessaire au traitement d’une demande ou d’un paiement;
• les délais prévus par les lois applicables;
• la nécessité de protéger les droits du Club ou des personnes concernées;
• la durée choisie dans la configuration d’un formulaire ou d’un sondage.

Les réponses aux formulaires et sondages structurés sont configurées pour être supprimées après une période de 30 à 730 jours. La durée exacte dépend du formulaire. Une copie exportée par un administrateur doit être protégée et supprimée lorsqu’elle n’est plus nécessaire.
Les sauvegardes peuvent conserver temporairement une copie d’un renseignement après sa suppression du système actif. Ces copies demeurent protégées et sont supprimées selon le cycle de rotation des sauvegardes, sauf lorsqu’une conservation plus longue est requise pour une obligation légale ou un incident.
Lorsque les fins sont accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou, lorsque la loi le permet et que le Club dispose d’un procédé approprié, anonymisés de manière irréversible pour une fin sérieuse et légitime.

13. Mesures de sécurité

Le Club applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables selon la sensibilité, la quantité, l’utilisation et le support des renseignements. Ces mesures comprennent notamment :

• des comptes administratifs individuels et des permissions limitées;
• une politique de mots de passe et le hachage des mots de passe;
• la protection des communications Web par HTTPS;
• des mécanismes contre les envois automatisés et les tentatives répétées;
• la limitation des accès aux bases de données, journaux, fichiers et sauvegardes;
• la protection des secrets de messagerie et des paramètres du serveur;
• la journalisation de certaines actions administratives;
• des sauvegardes et mises à jour régulières;
• la sensibilisation des personnes autorisées à leurs obligations de confidentialité.

Aucune mesure de sécurité n’élimine entièrement les risques. Toute personne qui croit qu’un incident s’est produit est invitée à communiquer rapidement avec le responsable.

14. Incidents de confidentialité

Le Club tient un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Lorsqu’un incident est constaté ou soupçonné, il prend des mesures raisonnables pour limiter les risques, évalue le préjudice possible et cherche à empêcher qu’un incident semblable se reproduise.
Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, le Club avisera avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, conformément à la loi.

15. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :
la confirmation que le Club détient des renseignements vous concernant;

• l’accès à ces renseignements et une copie de ceux-ci;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait d’un consentement à une utilisation ou communication future;
• la suppression d’un renseignement dont la conservation n’est plus autorisée ou nécessaire;
• la communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• la cessation de diffusion ou la désindexation d’un renseignement dans les situations prévues par la loi.

La demande doit être faite par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. Le Club peut vérifier votre identité avant de répondre afin d’éviter une communication non autorisée. Le responsable répondra par écrit avec diligence et normalement au plus tard 30 jours après la réception d’une demande suffisamment précise.

16. Plaintes

Vous pouvez transmettre une plainte concernant les pratiques du Club au responsable de la protection des renseignements personnels. La plainte devrait préciser :

• votre nom et vos coordonnées;
• la situation ou la pratique visée;
• les dates pertinentes;
• le résultat recherché;
• tout document utile à l’analyse.

Le Club accusera réception de la plainte, l’examinera de façon confidentielle et communiquera sa conclusion ainsi que les mesures prises, le cas échéant. Si vous êtes insatisfait de la réponse ou si la loi le permet, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

17. Modifications à la politique

Le Club peut modifier cette politique afin de refléter une évolution de ses pratiques, de ses services ou des exigences légales. La date et le numéro de version seront mis à jour. Toute modification importante fera l’objet d’un avis approprié sur le site ou auprès des personnes concernées.

18. Nous joindre

Pour toute question ou demande relative à vos renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels  
Club de patinage artistique Les Sylphides  
6 Rue de l'Arena, Rivière-au-Renard, Québec, G4X 5N3
rp@cpasylphides.com